广州花都湖北商会行政综合管理制度

第一章  总则

第一条  行政综合管理制度是规范广州花都湖北商会（以下简称商会）行政工作的基础制度。

第二条  本制度适用于商会专职人员、兼职人员、会员等主体的行政管理活动和工作。

第二章  文控管理

第三条  商会文控管理主要有商会文件管理、会议纪要管理、印章管理等，文控管理由商会秘书处负责。

第四条  商会对政府部门、兄弟商会、全体会员等重大、正式的行文需要用商会标准文件头（附件1）制式发文，发文要按照《广州花都湖北商会发文单》（附件2）流程审批。

第五条  商会会长办公会会议、常务理事会会议、理事会会议等其他重要、正式会议需要进行会议记录，会后按照《广州花都湖北商会会议纪要》（附件3）格式，整理、制发会议纪要。

第六条  商会印章包括商会（联合会）公章、法人章、财务章，公章和法人章由商会秘书管理，公章需要秘书长（或授权专职副秘书长）审批做好登记后方可使用；法人章需要会长（法人代表）审批做好登记后方可使用；财务章由分管财务常务副会长管理，需要分管财务常务副会长审批做好登记后方可使用。

第三章  档案管理

第七条  商会档案管理主要有商会会员档案管理、商会会刊档案管理、商会专职人员档案管理。档案管理由商会秘书处负责。

第八条  商会会员档案管理包括：会员入会资料、会员通讯录、会员企业基本信息资料等。商会通讯录分正式会员（正式会员为缴纳会费的正式入会会员）通讯录和湖北乡亲通讯录。

第九条  商会会刊每年至少出1期，每期商会秘书处需要存档20份以上。

第十条  商会专职人员档案包括：应聘面试资料、入职资料、劳动合同、考核资料、工资条、离职资料等，商会专职人员档案需要保存到离职2年后。

第四章  物控管理

第十一条  商会物控管理主要包括：固定资产管理和物资管理。

第十二条  商会固定资产管理由财务部门和秘书处共同负责，原则上每半年盘点一次，做好账实一致。

第十三条  商会物资管理指单价在100元以上的物资管理，物资管理由秘书处负责，要做到进出有记录、进出一致、账实一致。

第五章  采购管理

第十三条  采购需要填写《广州花都湖北商会采购申请单》（附件4），按申请单流程审批。

第十四条  年度预算内单项采购1000元（含）以下由专职副秘书长审批；年度预算内的单项采购1000元以上3000元（含）以下费用由秘书长审批；年度预算内的单项采购3000元以上10000元（含）以下费用会长审批；年度预算内的单项采购10000元以上费用会长办公会审批。

预算外采购走完预算审批程序后按照前款权限审批。

审批完结后方可采购。

第十五条  采购要2人以上经手，要货比三家，做到价廉“物”优。

第六章  会议管理

第十六条  商会会议主要由会员代表大会、理事会会议、常务理事会议、会长办公会议、监事会会议等。

第十七条  商会会员代表大会，每年召开1次，由章程规定的召集主体召集，一般的，决定召开会员代表大会后，在会议召开前1个月由秘书处提出会议议程，交会长办公会议讨论、交理事会决定；在会议召开前1周由秘书处通知到会员代表。

第十八条  商会会员理事会会议，每年至少召开1次，由会长或者会长委托人召集，一般的，决定召开理事会会议后，在会议召开前半个月由秘书处提出会议议程，交会长办公会议讨论决定，在会议召开前3天由秘书处通知到理事会成员。

第十九条  商会会员常务理事会议，每半年至少召开1次，由会长或者会长委托人召集，一般的，决定召开常务理事会会议后，在会议召开前半个月由秘书处提出会议议程，交会长办公会议讨论决定，在会议召开前3天由秘书处通知到常务理事会成员。

第二十条  商会会员会长办公会议，每月至少召开1次，由会长或者会长委托人召集，一般的，决定召开会长办公会议后，在会议召开前1周由秘书处提出会议议程，交会长决定，在会议召开前3天由秘书处通知到会长办公会成员。

第二十条  商会会员监事会会议，每年至少召开1次，由监事长召集，一般的，一般的，决定召开监事会会议后，在会议召开前1周由监事会提出会议议程，交监事长决定，在会议召开前3天由监事会通知到监事会会议成员。

第二十一条  以上各类会议若需要召开临时、特殊会议，按照商会《章程》规定执行。

以上各类会议均需要有标准的会议纪要存档。

第七章  接待管理

第二十二条  商会原则上不开展接待活动，接待活动原则上由相关会员企业承担，若确实工作需要接待的，由秘书处按照《广州花都湖北商会接待申请表》（附件5）流程及《广州花都湖北商会接待标准》（附件6）提出申请，会长（或委托执行会长）审批后方可开展接待工作。

第八章  差旅管理

第二十三条  商会差旅活动是指商会工作人员因商会事务确实需要出差办理的，按照《广州花都湖北商会出差申请表》（附件7）流程及《广州花都湖北商会出差相关标准》（附件8）提出申请，由会长（或委托执行会长）审批后方可出差。

第九章  附则

第二十四条  本制度由广州花都湖北商会秘书处拟定，会长办公会议审议，经理事会会议讨论通过后实施。

第二十五条  本制度解释权属理事会。

第二十六条  本制度监督权属监事会。

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